این جلسه به ریاست دکتر سید یحیی (رحیم) صفوی استاد دانشگاه امام حسین (ع) و عضو شورای پژوهشی مرکز مطالعات آفریقا و با حضور دکتر مجید رسولی رئیس مرکز مطالعات آفریقا، حجت الاسلام قادری طباطبایی از سفیران گذشته در کشورهای آفریقایی، دکتر مهدی ذوالفقاری معاون پژوهشی مرکز مطالعات آفریقا، دکتر مصطفی قادری حاجت مدیر گروه پژوهشی ژئوپلیتیک مرکز مطالعات آفریقا، دکتر علیزاده مدیر گروه پژوهشی اقتصاد مرکز مطالعات آفریقا، دکتر صادق کرمی معاون منابع انسانی شرکت سایپا و عضو گروه پژوهشی ژئوپلیتیک مرکز مطالعات آفریقا ، دکتر چناری قائم مقام شستا و عضو گروه پژوهشی اقتصاد مرکز مطالعات آفریقا، دکتر کریمی مهرآبادی هیات مدیر هلدینگ رایتل عضو عضو گروه پژوهشی اقتصاد مرکز مطالعات آفریقا و دکتر سید محمد تقی رئیس السادات مدیر اجرایی مرکز مرکز مطالعات آفریقا برگزار شد .
در ابتدای جلسه دکتر رسولی به ارائه توضیحاتی در خصوص همایش بین المللی دیپلماسی اقتصادی جمهوری اسلامی ایران و آفریقا پرداخت و در ادامه دکتر ذوالفقاری روند شکل گیری ایده همایش و فعالیت‌های انجام شده در خصوص طرح اولیه همایش را تشریح کرد.
در ادامه جلسه در خصوص کلیات "اولین همایش بین المللی دیپلماسی اقتصادی جمهوری اسلامی ایران و آفریقا"  بحث و تبادل نظر شد و دکتر سید یحیی (رحیم) صفوی با اجماع حاضران در جلسه و حکم معاون پژوهشی دانشگاه تربیت مدرس به عنوان رئیس شورای سیاست گذاری و رئیس همایش و دکتر مجید رسولی به عنوان دبیر همایش منصوب شدند.
دکتر محمد رضا حافظ نیا به عنوان دبیر علمی و دکتر مصطفی قادری حاجت به عنوان دستیار دبیر علمی و مسئول هماهنگی کمیته علمی و دکتر مهدی ذوالفقاری به عنوان دبیر اجرایی و دکتر سید محمد تقی رئیس السادات به عنوان دستیار دبیر علمی و مسئول هماهنگی کمیته اجرایی منصوب شدند.
همچنین مصوب شد همایش با رعایت الزامات و چهارچوب‌های مشخص به صورت بین المللی برگزار و ریاست دانشگاه تربیت مدرس و مدیران سازمان های حمایت کننده عضو شورای سیاسگذاری باشند.
دانشگاه تربیت مدرس به عنوان مکان برگزاری همایش و نمایشگاه تخصصی و زمان همایش نیز دهه اول آذرماه 1403 در نظر گرفته شد.
همچنین مقرر گردید با هماهنگی رئیس و دبیر همایش مسئولان کمیته های رسانه و اطلاع رسانی، کمیته بین الملل و کمیته نمایشگاه نیز معرفی شوند.
در خصوص حمایت از همایش نیز مصوب شد، دبیر همایش ساز و کار مالی همایش را با هماهنگی دانشگاه بررسی کنند.